Setări Pontaj

Modulul de pontaj Papervee este modulul prin care angajații companiei își pot înregistra timpul efectiv de lucru și de pauză. Acest modul este interconectat cu condica de prezență digitală, aceasta fiind generată din datele înregistrate în modulul de pontaj, concedii și evenimente.

Modulul de pontaj are diverse setări prin care poți personaliza experiența utilizatorilor. Pentru a modifica setările navighează pe pagina ”Setări” din platforma Papervee Core HR prin meniul din stânga, selectează ”Papervee Apps” prin meniul de sus și selectează categoria ”Pontaj” din stânga.

Citește despre fiecare setare și efectele acestora mai jos.

Depontare Automată

Prin această setare poți seta o oră fixă la care fiecare pontaj se oprește automat. Fără această setare pontajele continuă până în momentul în care utilizatorul se depontează. Pentru a porni această setare, acționează bifa în rubrica setării, introdu ora la care dorești depontarea automată și apasă butonul ”Setează timpul de oprire”.

Pontaj prin cod QR

Atenție! Această setare obligă utilizatorii să folosească aplicația mobilă Papervee pentru pontare.

Această setare oferă un mod mai controlat de pontare și depontare pentru utilizatorii spațiului de lucru. Odată activată, utilizatorii se vor putea ponta doar folosind aplicația mobilă și scanând un cod QR unic generat de către platforma Papervee. Pentru a activa setarea acționează bifa din rubrica setării, introdu o parolă sigură și apasă pe butonul ”setează parola”.

Codul QR este generat pe o pagină web unică. Codul expiră și se regenerează în fiecare 15 secunde pentru a limita posibilitatea de distribuire a acestuia. Dacă setarea este activă poți deschide pagina apăsând pe link-ul text ”Deschide pagina cod QR”. Pagina se protejează prin parola setată la activarea setării, pentru a limita accesul. Este indicată afișarea paginii cu codul QR pe un dispozitiv cu acces la internet la intrarea în incinta locului de muncă sau într-un spațiu accesibil de către toți angajații companiei.

Citește aici despre pontarea prin aplicația mobilă Papervee!

Angajații cu cerere aprobată de telemuncă se vor putea ponta și cu alte metode de pontaj, chiar dacă pontarea prin cod QR este activă.

Modificări fără aprobare

Prin această setare elimini fluxurile de aprobare pentru cererile de pontaj. Cu setarea activă orice angajat va putea să își adauge pontaje noi și să își modifice pontajele proprii. Cererile generate se vor aproba automat fără intervenția unui manager.

Sistemul de pauză

Prin această setare poți să pornești modulul de pauză și să definești câte minute oferi angajaților tăi drept pauză. Dacă pauza acordată angajaților face parte din norma de lucru setează numărul de minute disponibile. Dacă pauza este în afara normei de lucru și timpul petrecut în pauză trebuie recuperat, setează minutele disponibile la 0. Pentru a activa această setare acționează bifa din rubrica setării și introdu numărul de minute pe care dorești să le acorzi ca și pauză din timpul de lucru.

Prin activarea acestei setări activezi întreg sistemul de pauză în modulul de pontaj. Implicit va apărea opțiunea pentru fiecare utilizator de a trece dintr-un pontaj activ de timp într-un pontaj de pauză. Pauza pontată se va cumula cu timpul de lucru pontat în limita minutelor acordate în rubrica setării. Timpul pontat drept ”pauză” peste limita acordată nu se va cumula spre completarea normei de lucru.

Citește aici despre utilizarea opțiunii de pauză din modulul de pontaj!

Marjă de pontaj complet

Prin această setare poți să modifici clasificarea statusului ”pontaj complet”. Statusul ”pontaj complet” se acordă atunci când un angajat pontează un număr de ore echivalente cu norma de lucru în contract. Deoarece rareori se vor ponta cu exactitate orele respective, prin setare poți introduce o marjă de flexibilitate. Setarea este mereu activă și trebuie doar să specifici numărul de minute de flexibilitate pe care dorești să le acorzi. 

De exemplu, dacă un angajat are o normă de lucru de 8 ore și setezi 10 minute marjă, pontarea a 7 ore și 50 de minute se va considera pontaj complet. Orice pontaj sub 7 ore și 50 de minute se va considera pontaj ”sub normă”. Pontarea a 8 ore și 10 minute se va considera, din nou, ”pontaj complet”. Orice valoare peste 8 ore și 10 minute se va considera pontaj ”peste normă”.

Pentru a modifica marja de timp acordată, introdu un nou număr de minute în câmpul aferent și apasă pe butonul ”Modifică”.

Calcul ”zi lucrată”

Prin această setare poți să definești procentul din norma de lucru care trebuie să fie completată pentru ca o zi să fie considerată ”lucrată”. Această setare ajută la calculul de ”zile lucrate” și ”tichete de masă”. Este în special util în cazul companiilor în care angajații lucrează în ture de noapte, care trec de miezul nopții. Acești angajați au intrări de pontaj în ambele zile (înainte și după miezul nopții), astfel ca sistemul să considere doar una dintre zile ca ”zi lucrată”, trebuie setat un procent pentru calcul (ex: 51%).

Pentru a activa calculul de ”zi lucrată” bifează setarea, setează un procentaj și apasă pe butonul ”salvează”. Schimbările de calcul se vor reflecta în condica de prezență.

Timp pe proiect în timp înregistrat

Prin această setare poți transforma timpul pontat în Papervee Proiecte în timp de lucru în Papervee Core HR. Atenție! Dacă ai această setare activată și angajații din spațiul de lucru se pontează în Core HR, dar și în Proiecte, pontajele în Core HR se vor dubla. Recomandăm folosirea acestei setări doar dacă angajații folosesc concomitent doar una dintre aceste metoda de pontaj.

Ajustare Pontaj

Rubrica de Ajustare Pontaj conține mai multe setări prin care se pot automatiza anumite ajustări ale timpului de lucru. Aceste ajustări se fac la ora stabilită în rubrică. Recomandăm ca ora aceasta de ajustare să fie la o oră în care nu mai sunt angajați activi la lucru.

Transformare timp în pauză:

Prin această setare, poți stabili un anumit număr de minute, care automat la ora de ajustarea a pontajului se vor transforma din timp înregistrat în timp de pauză. Setarea este utilă în momentul în care dorești ca angajații să nu trebuiască să ponteze în mod manual timpul zilnic de pauză, dar totuși vrei ca un anumit timp din ziua de lucru să fie considerat pauză.

Un exemplu ar fi o companie la care programul de lucru este de la 8:00 la 16:30 și în acest timp se include o pauză de masă de 30 de minute. În setare se vor stabili 30 de minute. Angajații vor pontaj 8 ore și 30 de minute fără întrerupere. În momentul ajustării de timp, sistemul va transforma pontajul lor și vor avea 8 ore lucrate și 30 de minute pauză.

Ora de la care poate să înceapă pontajul:

Prin această setare, poți stabili ora de la care se pot începe pontajele. Dacă un pontaj a început înainte de ora stabilită, acesta va fi modificat de către sistem în mod automat la ora ajustării de pontaj și va fi trunchiată, să înceapă cu ora prestabilită.

Un exemplu ar fi o companie la care programul de lucru începe de la 8:00. Dacă un angajat se pontează la 7:50, la ora de ajustare a pontajului timpul de începere a acestuia se va modifica la ora 8:00 și astfel va pierde acele 10 minute de pontaj.

Intervale Orare

Dacă dorești să urmărești anumite intervale orare specifice în mod separat, prin această setare poți să faci acest lucru. Interavalele orare create prin setare vor apărea în condica de prezență ca și coloane separate. Aceste intervale se pot crea, activa, dezactiva și șterge la nevoie. Sunt calculate în timp real și folosind și informația din trecut.

Pentru a crea un interval nou, apasă butonul de ”Gestioneză”. Ulterior apasă butonul de ”Adaugă interval orar”. În căsuța de dialog apărută, introdu un nume pentru intervalul orar. Acest nume va apărea ca și cap de coloană în condica de prezență. Introdu ora de început și de sfârșit și selectează zilele săptămânii pentru care dorești să faci urmărirea.

Un exemplu ar fi dacă am dori să urmărim numărul de ore lucrate pe weekend (Sâmbătă și Duminica). Am crea un interval denumit ”Weekend”, am seta orele de la 00:00:00 până la 23:59:59 și am selecta zilele de Sâmbăta și Duminica. Astfel în condica de prezență am vedea orice minut sau oră lucrată în zilele de Sâmbătă și Duminică sub coloana ”Weekend”.