Adăugarea unui utilizator nou

Adăugarea utilizatorilor noi în spațiul de lucru Papervee se poate face în două moduri diferite:

• Prin invitație pe o adresă de email;
• Prin setarea unui nume de utilizator și parolă

Recomandăm folosirea metodei de invitație prin email, deoarece aceasta asigură un grad mai mare de securitate și nu implică setarea unei parole în prealabil de către manager. Astfel angajatul invitat își va seta singur parola în momentul acceptării invitației. În schimb, în cazul angajaților care nu au acces la o adresă de email se poate opta pentru folosirea metodei cu nume de utilizator și parolă. Și în acest caz utilizatorul va trebui să își reseteze parola în momentul în care accesează platforma Papervee pentru prima dată. Recomandăm să aveți grijă în momentul în care transmiteți numele de utilizator și în special parola, ca acestea să ajungă doar la angajatul căruia se creează utilizatorul.

Adăugarea unui utilizator nou

Popularea spațiului de lucru se face prin invitarea angajaților companiei tale să devină utilizatori. Pentru a începe acest proces urmează pașii de mai jos:

1. Asigură-te că ai drepturile necesare pentru a invita un utilizator nou. Această funcție poate fi îndeplinită de Owner și HR Manager (cu permisiunea ”Flux HR”).
2. Navighează la zona de ”Administrare cont” apăsând butonul de navigare din colțul dreapta-sus și apăsând ”Administrare cont”;
3. Navighează la pagina ”Utilizatori” prin meniul de sus;
4. Apasă butonul ”Adaugă utilizator”. Dacă acest buton nu apare, nu ai permisiunile necesare.
5. Va apărea un formular de adăugare a unui utilizator nou. Poți completa acest formular în două moduri detaliate mai jos:

Completarea formularului prin sistemul de auto-recunoaștere

Pentru a completa rapid și ușor formularul, poți încărca o imagine cu buletinul angajatului. 

1. Apasă pe butonul ”Încarcă”. 
2. Selectează fișierul PDF, JPEG, JPG sau PNG cu buletinul angajatului. Asigură-te că informațiile din imagine sunt clare și lizibile.
3. Așteptă să apară datele în câmpurile formularului. Verifică fiecare informație în parte ca să te asiguri că sunt corecte. Sistemul poate indica situația în care nu este sigur de corectitudinea datelor găsite.
4. Completează câmpurile ce nu au fost completate în mod automat de sistem.
5. Apasă ”pasul următor”.

Completarea formularului în mod manual

Dacă nu dorești să optezi pentru sistemul de auto-recunoaștere, poți completa datele angajatului în mod manual. Singurele informații obligatorii în acest pas sunt numele și prenumele angajatului, respectiv selectarea fusului orar și a limbii. Restul datelor sunt opționale și se pot completa și ulterior, fie de un manager cu drepturi în acest sens, fie de angajat.

Informații generale

În al doilea pas al formularului va trebui să completezi date referitoare la statutul acestuia în cadrul companiei. Totodată aici poți alege metoda prin care adaugi angajatul.

Pentru a trimite invitație prin email asigură-te că ai bifat ”Vreau ca angajatul să primească invitație pe email”. În acest caz numele de utilizator va fi automat adresa de email al angajatului. Trebuie să fie o adresă de email validă pe care angajatul poate primi emailuri.

Pentru a adăuga un utilizator fără invitație pe email debifează căsuța ”Vreau ca angajatul să primească invitație pe email”. În momentul debifării vor apărea căsuțele ”Nume de utilizator”, ”Parolă” și ”Confirmare Parolă”. Completează acestea pentru a stabili datele de logare ale utilizatorului. Adresa de email nu va mai fi necesară.

Dacă dorești ca utilizatorul nou creat să nu aibă acces la platformă, doar să existe în baza acestuia de date și să fie gestionat în totalitate de un manager bifeză căsuța ”Doresc ca utilizatorul să nu aibă acces în platformă”.

Alegerea managerului ierarhic - în acest câmp poți desemna utilizatorul care este superiorul direct al angajatului în structura organizatorică. Acest lucru va influența doar organigrama companiei de pe pagina ”Comunitate”. Se poate alege un singur manager ierarhic. Dacă angajatul nu are un manager ierarhic direct, poți bifa opțiunea ”Angajatul este propriul său manager ierarhic”. Managerul ierarhic se poate modifica ulterior. Pentru mai multe informații despre managerul ierarhic consultă articolul ”Alegerea Managerului Ierarhic”.

Alegerea managerului operațional - acesta va putea gestiona documentele și fluxurile HR ale angajatului. Orice rol poate deveni manager operațional al unui angajat. Se pot alege multiplii manageri operaționali. Selecția managerilor operaționali se poate edita ulterior. Pentru mai multe informații despre managerii operaționali consultă articolul ”Alegerea Managerului Operațional”.

Primește tichete de masă - bifează acestă opțiune dacă angajatul primește ca și beneficiu extra-salarial bonuri de masă. Cu opțiunea bifată, în funcție de zilele lucrătoare, Papervee va afișa în condica de prezență numărul de bonuri de masă pe care trebuie să le primească angajatul în luna selectată. Dacă această opțiune rămâne nebifată, numărul tichetelor va fi mereu 0.

Colaborator/PFA - Dacă utilizatorul nu este angajatul companiei cu contract de muncă, îl poți marca prin această bifă, fiind un colaborator independent cu contract.

Utilizatorul va apărea în rapoarte  - În cazul în care dorești ca un utilizator să nu apară în rapoartele Papervee Core HR, poți debifa această opțiune. Astfel utilizatorul va avea acces la toate funcționalitățile platformei, dar nu va apărea în rapoartele managerilor.

Acces în Papervee Proiecte - Bifând această opțiune acorzi acces utilizatorului ca și utilizator în modulul de proiecte. Astfel utilizatorul va putea folosi funcționalitățile de pontaj pe proiect din modul. Poți schimba rolul utilizatorului în Administrator, astfel dându-i acces să creeze și gestioneze clienți, proiecte și echipele din modul.

Acces în Papervee Recrutare - Bifând această opțiune acorzi acces utilizatorului ca și recrutor în modulul de recrutare. Astfel utilizatorul va putea folosi toate funcționalitățile din modul, va putea gestiona joburi, aplicanți și interviuri.

Informații contractuale

În acest pas poți completa informațiile esențiale din contractul de muncă. Completând această rubrică în totalitate îți permite să generezi un contract individual de muncă folosind Papervee.

Număr contract - Numărul contractului de muncă.

Dată contract - Data semnării contractului de muncă.

Perioadă contract - Alege dintre contract cu perioadă nedeterminată și contract cu perioadă determinată.

Dată încheiere - Acest câmp apare doar în cazul în care ai selectat contractul cu perioadă determinată. Introdu aici data finalizării contractului.

Data angajării - Introdu data angajării, conform contractului de muncă.

Funcția angajatului - Introdu funcția pe care o ocupă angajatul în cadrul companiei. 

Poziția COR - Clasificarea ocupației angajatului din România. Citește aici despre funcțiile COR.

Perioadă de probă - Introdu numărul de zile calendaristice destinate perioadei de probă.

Perioadă de preaviz - Introdu numărul de zile lucrătoare destinate perioadei de preaviz.

Normă zilnică - Introdu norma zilnică de lucru a angajatului în ore.

Normă săptămânală - Introdu norma săptămânală de lucru a angajatului în ore.

Salariu brut - Introdu salariul brut al angajatului. Dacă cunoști salariul net, dar nu și cel brut, poți folosi Calculatorul de Salarii BRUT Papervee.

Salariu net - Introdu salariul net al angajatului. Dacă cunoști salariul brut, dar nu și cel net, poți folosi Calculatorul de Salarii NET Papervee.

Numărul de zile de concediu anuale - Introdu numărul de zile de concediu acordate angajatului în contractul de muncă. Pentru a insera automat numărul predefinit de zile concediu, poți bifa setarea ”Vreau ca angajatului să i se aplice numărul predefinit de zile de concediu de odihnă”.

Numărul de zile de concediu disponibile - Reprezintă numărul de zile de concediu încă disponibile. Acestea se calculează automat în funcție de data angajării. Acestea nu apar în contractul individual de muncă.

Număr marcă - Numărul unic de identificare al angajatului.

Adresa punctului de lucru - Adresa punctului de lucru unde angajatul își desfășoară activitatea. Specifică adresa completă, cu denumirea străzii, numărul imobilului, orașul, codul poștal și județul.

Numărul ultimului act adițional - În cazul angajaților noi poți specifica ”0”, iar în acest caz actele adiționale generate automat vor începe de la 1, sau în cazul unui angajat existent specifică numărul ultimului act adițional emis.

Alte informații adiționale - specifică alte informații contractuale, pe care dorești să le introduci în contractul de muncă. Informațiile vor fi introduse ca atare în contract, deci recomandăm grijă în modul de formulare.

Câmpuri personalizate

Dacă ai creat câmpuri personalizate în spațiul tău de lucru Papervee, în următorul pas vei putea completa aceste câmpuri personalizate. Completarea lor este opțională. Citește aici despre câmpuri personalizate!

3. Finalizarea adăugării

După completarea datelor, apasă pe butonul ”Adaugă angajat” sau ”Trimite invitația”, în funcție de modalitatea de adăugare aleasă.

Pentru finalizarea procesului, angajatul va trebui să accesez emailul primit de la platforma Papervee și să accepte invitația sau în cazul în care nu a fost invitat prin email, să folosească numele de utilizator și parola setată să se logheze în noul lui cont de utilizator Papervee.