Dosarul de documente Papervee se poate personaliza cu diverse categorii și subcategorii de documente, pentru o structură organizată și centralizată, potrivită pentru toate documentele de HR din companie. Modificarea structurii dosarului se face dintr-un loc central, iar toate schimbările se reflectă în dosarele individuale ale utilizatorilor.

Atenție! Doar utilizatorul Owner sau utilizatorii HR Manager cu drept de acces la setările companiei pot modifica structura dosarului de documente.

Modificarea structurii a dosarului de documente

Pentru a modifica structura dosarului de documente, urmează pașii:

1. Asigură-te că ai drepturile necesare și că ai accesat modul manager;
2. Navighează la pagina de Setări prin meniul din stâng;
3. Selectează rubrica Documente;
4. În rubrica ”Dosar Documente” apasă butonul ”Gestionează dosarul”.

Acesta este meniul prin care poți modifica structura dosarului de documente. Cele două elemente din care se compune sunt: Categorii de documente și subcategorii de documente. Toate aceste categorii și subcategorii personalizate se vor regăsi în pagina ”Alte Documente” a dosarului de documente. Categoriile reprezintă grupuri de subcategorii de documente. Fiecare Categorie trebuie să conțină cel puțin o subcategorie de documente. Documentele se pot încărca doar în subcategoriile de documente.

Crearea unei categorii de documente:

1. În meniul de gestiune a dosarului de documente apasă butonul ”Creează o categorie nouă”;
2. Denumește sugestiv categoria nouă;
3. Pentru a finaliza apasă butonul ”creează categoria”.

Crearea unei subcategorii de documente:

1. În rubrica categoriei dorite apasă butonul de adăugare (simbol ”plus în cerc”);
2. Denumește sugestiv subcategoria nouă;
3. Dacă dorești ca angajații fără drepturi adiționale să vadă subcategoria și conținutul acestuia, bifează opțiunea ”vizibil pentru angajați”. Altfel doar managerii vor putea accesa această subcategorie și conținutul ei;
4. Dacă dorești ca angajații fără drepturi adiționale să poată să încarce documente în această subcategorie. bifează opțiunea aferentă. Altfel doar managerii vor putea încărca documente în această subcategorie;
5. Pentru a finaliza, apasă butonul ”creează subcategorie”.

Se pot crea multiple subcategorii într-o categorie. Categoriile și subcategoriile se pot redenumi și șterge. 

În momentul în care o categorie se șterge ai opțiunea să muți toate subcategoriile din această categorie într-o altă categorie. Astfel documentele nu se vor șterge, ci vor fi mutate. În mod similar, dacă ștergi o subcategorie, documentele din acesta se pot muta într-o altă subcategorie. Dacă totuși ștergi o categorie sau subcategorie, fără să specifici locația nouă pentru documente, acestea se vor șterge.

Mutarea documentelor dintr-o subcategorie:

Documentele se pot muta în mod individual folosind modalitatea descrisă aici. Dacă dorești să muți toate documentele dintr-o subcategorie, urmează pașii:

1. În meniul de gestiune a dosarului de documente, în dreptul subcategoriei dorite apasă butonul de mutare (simbol ”dosar”);
2. Alege categoria și subcategoria în care dorești să muți documentele;
3. Pentru a finaliza apasă butonul ”Mută documentele”.