Condica de prezență și utilizarea ei

Condica de prezență este un document obligatoriu, folosit la calculul drepturilor salariale ale angajaților, la calculul contribuțiilor și al altor sume datorate. Toți angajatorii sunt obligați să întocmească acest document. Papervee vine în ajutorul tău, generând o condică de prezență conform legii, pe baza datelor din diversele module Papervee.

Condica de prezență se generează automat, în timp real, pe baza datelor introduse în spațiul de lucru Papervee. Nu necesită intervenția unui utilizator.

Atenție! Pentru a vedea pagina de ”Condică de prezență” în forma descrisă pe această pagină, asigură-te că ai schimbat contextul platformei prin accesarea modului manager.

Managerii care accesează pagina ”condica de prezență” vor vedea date referitoare la utilizatorii pe care îi gestionează. Managerii cu rolul Owner și HR Manager, având acces la toți utilizatorii din spațiul de lucru Papervee, vor vedea date despre toți aceștia. Managerii care au rol de angajat, dar sunt managerii operaționali ai altor angajați vor vedea doar angajații respectivi.

Informațiile se pot filtra pe această pagină folosind filtrele din partea de sus. Poți vedea informații referitoare la o lună anume. Pentru a selecta luna dorită poți folosi butoanele săgeată stânga și săgeată dreapta. Condica se poate filtra introducând numele unui angajat în bara de căutare. Adițional, prin bifarea sau debifarea condiției ”Include colaboratori/PFA”, poți afișa sau nu angajații care sunt marcați drept ”colaboratori/PFA”.

Condica se poate exporta în format PDF (simbol ”fișier PDF”) sau Excel (simbol ”fișier Excel”).

Fiecare căsuță din condica de prezență reprezintă o zi din calendar. Zilele de weekend (Sâmbătă și Duminică) și zilele cu sărbători legale sunt marcate cu mov dechis.

Condica afișează timpul real pontat de către fiecare angajat. Această informație este reprezentată printr-un interval de ore în partea de sus a căsuței care reprezintă o zi din calendar. Prima oră afișată este ora de intrare pontată, iar a doua este ora de ieșire pontată. A treia oră, în josul căsuței, reprezintă timpul total pontat pentru ziua respectivă. Zilele care conțin doar ”00:00” în partea de jos a căsuței nu au timp pontat.

Fâșia colorată din partea de sus a căsuțelor reprezintă statusul pontajului din ziua respectivă. Statusurile disponibile sunt:

În progres - angajatul are un pontaj activ.

Sub normă - angajatul nu a atins numărul de ore echivalente cu norma de lucru.

Complet - angajatul a atins numărul de ore echivalente cu norma de lucru.

Peste normă - angajatul a depășit orele echivalente cu norma de lucru.

Inactiv/absent - angajatul nu are pontaj activ sau timp înregistrat în ziua curentă.

Concediu -  angajatul are zi de concediu aprobat în ziua curentă.

Condica afișează și zilele de concediu ale angajaților. Acestea sunt reprezentate prin abrevieri de litere. Există patru abrevieri predefinite în sistemul Papervee. Acestea sunt:

CO - reprezintă o zi de concediu de odihnă;

BO - reprezintă o zi de concediu medical;

CCC - reprezintă concediul de creștere a copilului;

CFP - reprezintă concediul fără plată;

Restul abrevierilor pentru alte tipuri de concediu sunt stabilite de către administratorii spațiului de lucru.

Simbolul + EV indică o zi în care există un eveniment aprobat.

În cazul în care există timp pontat într-o zi cu concediu aprobat, condica va afișa un ”i” într-un cerc și va marca căsuța cu roșu deschis, pentru a semnala acest fapt. Glisând peste acest simbol poți citi mesajul care indică eroarea din ziua respectivă.

Ultimele coloane din condica de prezență indică numărul total de ore pontate de către angajat în luna respectivă, numărul total de zile lucrate de către angajat, numărul de tichete de masă (dacă angajatul primește tichete), numărul total de ore suplimentare efectuate, numărul total de zile de telemuncă și însumarea zilelor de concediu de diverse tipuri.